Spisová služba

Evidence a správa dokumentů pro menší organizace

Efektivní správa dokumentů je důležitá i pro školy, příspěvkové organizace a další instituce. Informační systém VERA Radnice nabízí řešení, které pomáhá zajistit legislativně správný výkon spisové služby a zároveň zjednodušuje každodenní práci s dokumenty.

Systém pokrývá celý životní cyklus dokumentu – od jeho přijetí nebo vytvoření přes evidenci, zpracování a sdílení až po archivaci nebo skartační řízení. Uživatelé přitom pracují v přehledném prostředí, které je navrženo s důrazem na jednoduchost a efektivitu.

Proces evidence a správy dokumentů

Elektronická spisová služba řídí celý proces práce s dokumenty v organizaci. Po přijetí je dokument zaevidován a přidělen ke zpracování odpovědnému pracovníkovi. Listinné dokumenty lze převést do digitální podoby pomocí skenování a technologie OCR, která umožňuje následné fulltextové vyhledávání.

Systém podporuje:

• evidenci příchozích i odchozích dokumentů,
• digitalizaci listinných dokumentů,
• sdružování dokumentů do spisů,
• sledování průběhu zpracování,
• automatickou kontrolu dokumentů před archivací.

Po vyřízení jsou dokumenty nebo celé spisy předány do spisovny, kde jsou uloženy po dobu stanovenou skartačním plánem. Následně systém podporuje elektronické skartační řízení v souladu s požadavky archivů a Národního digitálního archivu.

Veškeré operace jsou průběžně zaznamenávány, takže je možné kdykoliv dohledat historii práce s dokumentem a rekonstruovat celý proces jeho zpracování.