Veřejný opatrovník v praxi Dvora Králové n. L.: Jak digitalizace mění sociální agendu
Veřejné opatrovnictví patří k nejnáročnějším oblastem sociální práce obcí – propojuje právní, sociální i ekonomickou agendu a vyžaduje maximální přehled i pečlivost. Jak ukazuje zkušenost města Dvůr Králové nad Labem, digitalizace a zavedení specializované agendy Veřejný opatrovník dokáže zásadně zjednodušit každodenní práci, snížit administrativní zátěž i chybovost a zároveň zvýšit bezpečnost a kvalitu péče o opatrované. Ing. Ondřej Samek, vedoucí odboru informatiky města, který zaštituje provoz informačního systému VERA Radnice na úřadě, nám pověděl podrobnosti.
Jaké všechny oblasti v rámci sociální agendy musíte zastřešovat?
Agenda veřejného opatrovníka je velmi komplexní. Úřad zajišťuje výkon opatrovnictví pro osoby omezené ve svéprávnosti, zastupuje je při právních úkonech a dohlíží nad hospodařením s jejich majetkem. Nedílnou součástí je také komunikace s celou řadou institucí (soudy, zdravotnickými zařízeními, sociálními službami, bankami i dalšími úřady). Pracovníci pravidelně opatrovance osobně navštěvují a sledují jejich životní situaci, vedou veškerou dokumentaci a vyúčtování opatrovnictví a pravidelně podávají zprávy soudu včetně návrhů na případné změny rozsahu svéprávnosti. V současné době má město Dvůr Králové nad Labem v opatrovnictví 36 osob.
Na jaké problémy pracovníci odboru v minulosti naráželi?
Před zavedením specializované agendy Veřejný opatrovník se pracovníci potýkali s celou řadou komplikací. Informace o opatrovaných byly roztříštěné napříč různými tabulkami, dokumenty a složkami, což výrazně ztěžovalo orientaci i každodenní práci. Administrativa byla časově velmi náročná. Formuláře se vyplňovaly ručně a údaje bylo nutné opakovaně přepisovat. Obtížné bylo i sledování termínů, například hlášení soudu, vyúčtování nebo pravidelných návštěv. Chyběla také provázanost s dalšími odbory, jako je matrika, evidence obyvatel nebo správa sociálních dávek. Ruční zpracování dat s sebou neslo riziko chyb, archivace dokumentů byla komplikovaná a jejich dohledání zdlouhavé. Určité bezpečnostní riziko představovala rovněž manipulace s hotovostí opatrovaných přímo opatrovníkem.
Jaké změny přinesla digitalizace?
Pořízení agendy přineslo zásadní změny. Všechny informace o opatrovaných jsou nyní centralizovány na jednom místě, což výrazně zjednodušilo každodenní práci. Administrativa se díky automatizaci výrazně urychlila. Systém umožňuje generování dokumentů, nabízí předvyplněné formuláře a automatické přenosy údajů. Výrazně se zlepšilo také nakládání s financemi opatrovaných. Byl zaveden systém výběru finančních prostředků přímo na pokladně městského úřadu prostřednictvím poukazu, který opatrovník vydá opatrovanci. To výrazně snižuje zodpovědnost opatrovníka při manipulaci s hotovostí a její úschově. Systém automaticky upozorňuje na blížící se termíny povinností vůči soudu i samotným opatrovaným, eviduje návštěvy a úkony a umožňuje bezpečné digitální ukládání dokumentů s jejich snadnou dohledatelností. Byla nastavena i jasně definovaná workflow, která sjednotila postupy celého odboru.
Co zaměstnancům umožňuje Veřejný opatrovník?
Agenda přinesla komplexní vedení spisu každého opatrovance, který zahrnuje osobní údaje, zdravotní informace, majetkovou situaci i situaci sociální. Pracovníci mají přehled o veškerých finančních tocích a vyúčtováních, přičemž transparentnost finančních procesů umožňuje i přehledný tisk finanční správy za libovolně zvolené období. Systém eviduje kontakty a komunikaci s institucemi a poskytuje rychlou orientaci v historii návštěv a provedených úkonů. Informace lze přitom bezpečně sdílet v rámci úřadu při plném zachování ochrany dat.
