V roce 2011 prošel úřad malebného města Bučovice na úpatí Ždánického lesa zásadní změnou. Nasadil integrovaný systém VERA Radnice. Tím získal solidní základ pro efektivní práci ve všech oblastech činností. O tom, co všechno spolupráce s VEROU přinesla a co si na ní nejvíce cení, jsme mluvili s tajemnicí Mgr. Andreou Kovářovou, která shrnula jak své osobní zkušenosti, tak zkušenosti svého předchůdce.
Co všechno zahrnuje těch 15 let spolupráce?
Na začátku to byla samozřejmě implementace, migrace dat a zaškolení. Systém není samoúčelný. Je tady od toho, aby nám pomáhal lépe a kvalitněji plnit naše poslání – službu občanům. VERA Radnici jsme nasadili v období před spuštěním základních registrů i nabytím účinnosti Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby a díky tomu byly Bučovice dobře připraveny na změny metodiky práce na úřadě, které tato legislativa přinesla.
Kolegové mi jistě potvrdí, že to nebyly poslední změny ovlivňující naši práci. Zákonné nároky ustavičně rostou a v souladu s tím se musí vyvíjet i náš software. A někdy se musí dokonce přizpůsobit i zcela nečekaným okolnostem.
Váš systém ovlivnily nějaké nečekané okolnosti?
Dalo by se tak říci. V rámci modernizace města a zlepšení života občanů jsme v roce 2014 uvedly do provozu kanalizaci v místních částech Marefy a Černčín a v části Bučovic.
Pro udržení dotace bylo nutno tyto úseky kanalizace provozovat v modelu „obec provozuje sama".
Museli jsme získat licenci, zajistit odpovědné osoby a dodavatele pro pravidlenou údržbu a opravy. Dále bylo třeba dokládat statistické výkazy, zpracovat Provozní a majetkovou evidenci, kalkulace cen, ale museli jsme si poradit také s evidencí odběratelů a smluv s nimi uzavřených, výběrem záloh na stočné mimo jiné i prostřednictvím SIPO a zpracovat roční vyúčtování skutečných nákladů.
Jak jste tedy vyřešili nové evidence a fakturaci vodovodu a kanalizace?
Podržela nás VERA. Společně jsme zanalyzovali naši situaci a VERA upravila na míru agendu Pronájem nemovitého majetku.
Díky komplexnosti systému, propojení s příjmy, bankou, pokladnou a evidencí smluv nešlo pouze o provizorní řešení, ale o plnohodnotný modul, který úspěšně běží již šestým rokem.
Jsme rádi, že jsme mohli pomoci i v této nestandardní situaci. Co u Vás tedy pokrývá VERA Radnice?
VERA Radnice zastřešuje činnost celého úřadu. Od místních poplatků, pokladny, banky, přes rozpočet, účetnictví a plánování až po městskou policii. Dokumentaci ze všech oblastí zpracovává spisová služba, vazby zajišťují propojení s registry, finanční správou i příspěvkovými organizacemi.
Jmenovitě bych zmínila například agendu eJednání v kombinaci s eÚkoly. O jejich nasazení se zasloužil můj předchůdce Ing. Karel Měřínský. Hlavní výhodou je snadná práce s podklady (příprava, sdílení, úpravy…) i jednoduchá tvorba zápisu a kontrola úkolů. Myslím, že Bučovice byly jedním z průkopníků komplexního elektronického zpracování jednání v republice, i když dnes již tyto aplikace využívá mnoho úřadů.
Poměrně aktuální oblastí je správa příspěvkových organizací. Jak to u Vás funguje?
Stejný systém jako na úřadě používáme i v Technických službách a Poliklinice Bučovice, proto dokážeme na městě lehce dohledat informace o našich příspěvkových organizacích.
Co byste ještě ráda zmínila v souvislosti s VEROU?
Určitě spisovou službu, která je v pozadí celého systému. Oceňuji bohaté možnosti nastavení programu a vyhledávání, které zrychlilo práci. Líbí se mi, že díky přednastaveným formulářům a šablonám můžeme snadno udržovat jednotný vizuální styl. Všechno od vytvoření dokumentu po jeho odeslání je v jednom prostředí.
Jak byste to shrnula na závěr?
Snažíme se dělat naši práci co nejlépe a využíváme k tomu všechny dostupné prostředky. Jsme rádi, že s VEROU máme partnerský vztah a vzájemně si nasloucháme. Osvědčila se v běžném provozu i v nestandardní situaci.