Město Příbor dříve využívalo různé softwarové nástroje. V roce 2018 je po výběrovém řízení nahradil informační systém VERA Radnice. Jeho komplexnost vedla k odstranění duplicitních činností, snížení chybovosti, jednodušší kontrole a snazšímu vyhledávání a vytěžování dat. O dalším vývoji digitalizace ekonomické agendy jsme hovořili s Bc. Karlou Chybovou, vedoucí finančního odboru.

Co přinesl nový systém pro ekonomiku?

Zásadní přínos spočíval v tom, že všechny původní funkce zůstaly zachovány, ale zároveň došlo k jejich propojení v jeden celek. Tím přibyly výše zmíněné benefity plynoucí z propojení jednotlivých částí. Hodnoty zaevidované v jednotlivých agendách IS VERA jsou sdílené v celém systému, což je pro uživatele velmi komfortní. Naprostou novinkou bylo zavedení elektronického oběhu a schvalování dokladů, které umožnilo kontrolovat disponibilitu volných finančních prostředků a výrazně urychlilo celý proces kontroly a odsouhlasování dokladů.

Přesto se však většina účetních dokladů, včetně tzv. ePrůvodek, stále tiskla a ukládala do fyzického archivu.  Přestože byla elektronizace zavedena, papírová verze zůstávala nadále součástí rutinních postupů, což bylo z pohledu modernizace do určité míry omezující.

Papír a úředníci k sobě patří už staletí. Jak jste se s tím vypořádali?

Vedení města přínosy informačního systému VERA přivítalo. Postupně se však chtělo posunout v digitalizaci ekonomiky ještě dále a co nejvíce eliminovat papírovou podobu dokumentů i v oblasti účetnictví. Z tohoto důvodu jsme oslovili společnost VERA s dotazem na možnosti elektronického podepisování a archivace účetních dokladů a dokumentů.

Zároveň jsme nabídli spolupráci ve formě pilotního testování, čímž jsme chtěli přispět nejen k ověření nových funkcí, ale také k jejich praktickému vyladění. Když jsme byli na podzim roku 2024 do pilotního projektu zařazeni, byla to pro nás příležitost, jak se aktivně podílet na tvorbě a rozvoji nové funkcionality.

Jak probíhalo testování elektronického podepisování a archivace?

V první fázi bylo nutné nastavit všechny typy procesů a následně upravit nastavení systému tak, aby správně fungoval v novém režimu. Zejména jsme museli aktualizovat formát PDF souborů, aby umožňoval zobrazení elektronických podpisů přímo na výstupech účetních výkazů. Zároveň bylo třeba zajistit, aby tyto soubory odpovídaly technickým požadavkům pro elektronickou archivaci ve spisové službě.

Během testování jsme zpětně podepsali a elektronicky uložili všechny účetní doklady a související dokumenty za roky 2022 a 2023. V současnosti elektronické podepisování a archivaci běžně používáme a průběžně archivujeme i dokumenty za loňský rok 2024.

Inovovali jste i pomocné úkony, jako je zakládání průvodek?

Ano. Dozvěděli jsme se, že nově je k dispozici funkce „Zápis ePrůvodek do SSL" v agendě Výdaje, která slouží k automatizaci procesu zakládání průvodek do spisové služby. Původně nebyly průvodky nikde ukládány ve formě el.příloh či dokumentů a bylo možné je zobrazit pouze v systému. Nyní již toto systém dělá sám.

Novou funkcionalitu jsme vyzkoušeli a rozhodli jsme se ji využívat naplno. V konfiguraci jsme nastavili automatické ukládání ePrůvodek do spisu i automatickou tvorbu spisu pro každou přijatou fakturu.

Dříve jsme evidovali všechny přijaté faktury v jednom společném spisu. Nyní máme, díky jejich automatické tvorbě, pro každou fakturu samostatný spis. Tento přístup nám přinesl výrazně větší přehlednost a snadnější dohledatelnost dokumentů ve spisové službě.

Jak celý projekt hodnotíte?

Vnímáme ho jako další posun směrem k digitalizaci veřejné správy, konkrétně k eliminaci objemu papírové agendy na finančním odboru. Zároveň tak budeme připraveni i na chystanou legislativní změnu nového zákona o účetnictví od roku 2027, která přináší povinnost pro veřejné instituce vést účetnictví výhradně v elektronické formě.

Věříme, že se elektronické podepisování a schvalování dokumentů, včetně jejich archivace, bude postupně implementovat i do dalších ekonomických agend. Jsme připraveni být u toho — a znovu se aktivně zapojit do dalšího rozvoje.